Seis herramientas de software para impulsar la digitalización de pequeñas empresas en 2025

La digitalización empresarial no ocurre de forma inmediata. Es un proceso gradual en el que las tareas manuales, los documentos en papel y las herramientas insuficientes se reemplazan por sistemas automatizados, conectados y fiables. Para muchas pequeñas empresas, la exigencia de utilizar la factura electrónica se ha convertido en el detonante para comenzar esta transición: una obligación legal que puede servir como punto de partida para una digitalización más amplia y útil.

Las empresas que utilizan este momento para modernizar su funcionamiento van más allá del cumplimiento normativo. Desarrollan una operativa más sólida que puede apoyar el crecimiento, limitar los errores y reducir el tiempo destinado a tareas administrativas. Las seis soluciones siguientes pueden aportar un valor importante a lo largo de este proceso.

1. Sage: Plataforma de contabilidad y facturación electrónica

Para las empresas que quieren abordar una digitalización completa, Sage puede ser un punto de inicio adecuado. Sus soluciones integran la gestión comercial, la contabilidad y la facturación electrónica en una única plataforma, con adaptación a la normativa vigente, incluidos los requisitos de Verifactu y la Ley Crea y Crece.

Sage permite emitir facturas en los formatos estructurados aceptados, recibir facturas de proveedores, registrarlas automáticamente y mantener toda la documentación organizada y disponible en cualquier momento. Para los negocios que todavía trabajan con hojas de cálculo o programas de facturación básicos, implantar Sage supone una mejora inmediata tanto en eficiencia como en cumplimiento.

Por qué es importante: La contabilidad y la factura electrónica forman el centro financiero de cualquier empresa. Digitalizarlas correctamente desde el comienzo ayuda a disminuir errores y establece la base para integrar el resto de los procesos.

2. Stripe: Solución para pagos digitales

Cobrar de forma ágil, segura y digital es uno de los beneficios más visibles de la digitalización. Stripe permite aceptar pagos con tarjeta mediante enlaces incluidos en facturas, sitios web o directamente desde el software de facturación. Así, el cliente puede realizar el pago en el momento sin necesidad de tramitar una transferencia manual.

Cuando se conecta al programa contable, cada cobro recibido queda registrado automáticamente y asociado a la factura correspondiente. De esta forma, la facturación y el cobro pasan a ser un flujo rápido, trazable y libre de intervención manual.

Por qué es importante: Añadir una alternativa de pago inmediata y sencilla a cada factura puede acelerar los cobros y mejorar de manera directa la tesorería del negocio.

3. Mailchimp: Plataforma de email marketing

Mantener el contacto con clientes actuales y potenciales es una de las actividades con mayor rentabilidad para una pequeña empresa. No obstante, enviar mensajes de correo de forma individual deja de ser práctico cuando crece el volumen. Mailchimp permite crear campañas profesionales, configurar secuencias automatizadas y comunicarse con toda la base de clientes de manera organizada y medible.

Para las empresas que quieren llevar la digitalización más allá de sus procesos internos y actualizar asimismo su relación con el mercado, Mailchimp proporciona una opción para avanzar en ese propósito.

Por qué es importante: El email marketing automatizado permite que la marca siga presente entre clientes actuales y potenciales sin consumir tiempo del equipo, con un retorno continuado y una inversión mínima.

4. Zeendoc: Herramienta de archivo digital y gestión documental

Digitalizar facturas y contratos solo aporta valor si los documentos se conservan correctamente. Zeendoc es una solución de gestión documental electrónica que permite almacenar, ordenar y encontrar documentación empresarial con rapidez y seguridad, cumpliendo los requisitos legales de conservación.

En las empresas que se están preparando para la factura electrónica, Zeendoc refuerza el proceso al garantizar que los documentos emitidos y recibidos se archiven correctamente y puedan consultarse ante una auditoría o una solicitud de la Agencia Tributaria.

Por qué es importante: Un archivo digital bien organizado y conforme a la normativa completa una digitalización bien aplicada. Sin él, el proceso permanece incompleto y se conservan los riesgos vinculados al cumplimiento.

5. DocuSign: Herramienta de firma electrónica

En muchas pequeñas empresas, el papel sigue siendo uno de los mayores impedimentos para alcanzar una digitalización total: contratos que se imprimen, se firman a mano, se escanean y finalmente se guardan en carpetas. DocuSign elimina ese recorrido. La plataforma permite enviar documentos para su firma electrónica, recibirlos firmados en pocos minutos y guardarlos de forma segura y accesible.

Para los negocios que formalizan acuerdos comerciales, suscriben contratos con clientes o proveedores, o necesitan autorizaciones internas para ciertas decisiones, DocuSign digitaliza el trámite sin modificar su validez legal.

Por qué es importante: Eliminar el papel de la firma es una de las acciones de digitalización más evidentes y de mayor impacto, además de ser una de las más sencillas de implementar.

6. Pipedrive: CRM para administrar las ventas

La digitalización del área comercial es tan relevante como la de los procesos administrativos. Si los datos de clientes, las oportunidades abiertas y el seguimiento de ventas se gestionan en hojas de cálculo o dependen de la memoria de una sola persona, puede perderse información, desaprovecharse ventas y vincularse en exceso el crecimiento a un único responsable.

Pipedrive es un CRM flexible e intuitivo que organiza el ciclo de ventas desde el primer contacto hasta el cierre. También puede integrarse con el software de facturación para transformar automáticamente los presupuestos aceptados en facturas. La visibilidad sobre el pipeline comercial permite, además, anticipar los ingresos del período siguiente.

Por qué es importante: Un proceso comercial digital y estructurado favorece la conversión, reduce el tiempo entre el cierre de una venta y la factura, y ofrece mayor visibilidad sobre los ingresos futuros.

Preguntas frecuentes

¿Por dónde debería empezar una pequeña empresa su digitalización?**

La facturación y la contabilidad suelen ser el punto de partida más lógico por dos razones: son actividades que requieren mucho tiempo y la obligatoriedad de la factura electrónica ya está generando una presión normativa que convierte la digitalización en una necesidad urgente. Una vez que la base contable está digitalizada y conectada con el banco, las demás herramientas pueden incorporarse de manera gradual según las necesidades de la empresa.

¿Cuánto tiempo requiere implementar estas soluciones?**

La mayoría de las herramientas mencionadas puede ponerse en marcha en unos pocos días. En una pequeña empresa, un programa contable como Sage puede configurarse en pocas horas. Las soluciones de firma electrónica, pagos y email marketing pueden empezar a generar valor sin requerir una integración técnica compleja. Lo fundamental es adoptarlas paso a paso y verificar que cada una se usa adecuadamente antes de incorporar la siguiente.

¿Es necesario contar con una persona técnica para implantar estas herramientas?**

No para las soluciones incluidas en esta lista. Todas están diseñadas para que los propietarios de pequeñas empresas puedan utilizarlas sin conocimientos técnicos especializados. Sus interfaces son intuitivas, la configuración se realiza de forma guiada y los equipos de soporte pueden resolver dudas. Generalmente, la principal inversión es de tiempo, no de conocimientos técnicos.

¿Qué ayudas o subvenciones existen para digitalizar una pequeña empresa?**

El programa Kit Digital, integrado en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, ofrece bonos para que autónomos y pequeñas empresas financien la adopción de soluciones digitales en áreas como la contabilidad, la facturación, el comercio electrónico y la gestión de clientes. Es recomendable consultar al agente digitalizador correspondiente o la plataforma Acelera Pyme para conocer los requisitos y las soluciones que pueden acogerse en cada momento.

¿Digitalizar una empresa implica dejar de trabajar con una asesoría o gestoría?**

No necesariamente. La digitalización no elimina el valor de un asesor o gestor, sino que transforma su papel. Cuando los procesos están digitalizados, la información se mantiene organizada y accesible, lo que reduce el tiempo que el asesor destina a tareas administrativas básicas y le permite centrarse en asesoramiento fiscal, planificación y estrategia. Muchos asesores aprecian trabajar con clientes que mantienen registros correctamente ordenados.